業務マニュアルをNotionで作成・共有するメリット – Word・Excelとの違いを比較

多くの企業で作成されている業務マニュアルは、Word・Excel・PowerPointといったOffice製品が一般的です。
Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドを利用しているケースもあるでしょう。

これらは汎用性が高く、さまざまな業務で活用できる便利なツールです。
しかし、業務マニュアルとして活用する際に、次のような課題を感じたことはありませんか？

・作成に時間がかかる（文字サイズやレイアウトの調整に手間がかかる）

・本格的な資料になるほどファイルサイズが大きくなり、メール添付が難しい

・PCでの閲覧を前提としているため、スマートフォンでは見づらい

特にパート社員やアルバイトなど、業務でPCを使用しないスタッフがいる場合、スマートフォンだけでマニュアルを閲覧できる環境づくりに悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。

既存ツールを最大限活用することも重要ですが、用途によっては限界があるのも事実です。

本稿では、私自身がマニュアル作成・共有の効率を大幅に向上させることができたツール、Notionをご紹介します。

Notionとは

Notionは、パソコンやスマートフォンから手軽にドキュメントを作成できるツールです。

画像・表・チェックリスト・動画・データベースなど、自由度の高い要素を組み合わせて作成できます。
あらかじめ整ったレイアウト構造の中でコンテンツを追加していく形式のため、配置や調整に時間を取られることが少なく、効率的にコンテンツ作成を進められます。

複数メンバーでの共同編集や共有も容易に行えるため、社内ポータルや掲示板としても活用されています。

操作感はホームページに記事を投稿するイメージに近く、専門知識がなくても直感的に文書の作成・編集が可能です。

クラウドサービスであるため初期費用はかからず、無料プランも用意されています。公式サイトからすぐに利用を開始できます。

業務マニュアル作成ツール比較

Office製品は用途に応じて必要不可欠なツールです。 一方で、スマートフォンでの閲覧や編集という観点では、必ずしも最適とはいえません。

パソコンとスマートフォンが混在する環境で業務マニュアルを運用するのであれば、Notionは非常に有力な選択肢となります。

凡例　◎：快適に利用可能　△：閲覧は可能だが操作性に制限あり

なぜ「作ったのに使われない」のか？

多くの企業で、時間をかけて業務マニュアルを作成しているにもかかわらず、「結局あまり使われていない」というケースは少なくありません。
その原因は、内容の質だけではなく、使いづらさや運用のしにくさにあります。

• 更新のたびに担当者へ修正を依頼しなければならない
• 最新版がどれか分かりにくい
• スマートフォンでは読みにくい
• 文章だけでは理解しづらい

このような状態では、「読むのが面倒」「探すのが大変」と感じられ、次第に活用されなくなってしまいます。
しかし、Notionであれば状況は大きく変わります。

• 気づいたその場で修正できる
  クラウド上で編集できるため、誤りや変更点に気づいた担当者がすぐに修正できます。
  常に最新の状態を保てることは、マニュアル運用を定着させるうえで重要なポイントです。
  
• デバイスに応じて自動で最適化される
  ホームページのように、パソコンでもスマートフォンでも表示が自動で調整されます。
  閲覧環境を選ばないため、現場スタッフでもストレスなく利用できます。
  
• 動画・画像・文章を一つにまとめられる
  テキストだけでなく、操作動画や図解画像も同じページ内にまとめられます。
  複数の資料を行き来する必要がなく、一つのページで完結できる構成にできるため、理解度を高め、マニュアルの定着につながります。

本格導入時には注意も必要

Notionは柔軟性が高いツールである一方、管理方針を決めずに導入すると、思わぬトラブルにつながることがあります。

例えば、

・公開設定を誤り、社外に情報が公開されてしまう

・個人アカウントで運用し、退職と同時にデータへアクセスできなくなる

・権限設計が曖昧なまま運用し、情報が整理されなくなる

便利なツールほど、最初の設計が重要です。
誰が管理するのか、どの単位でページを作成するのか、権限はどう設定するのかといった基本方針をあらかじめ決めておくことで、安定した運用につながります。